Nick Broers
Waarom Standby Zorg kiest voor een maatwerk planningstool
Goede thuiszorg valt of staat met een nauwkeurige planning, zodat zorgverleners op het juiste moment bij de juiste cliënt voor de deur staan. Er zijn tientallen standaard planningstools op de markt, en tóch koos Standby Zorg ervoor om zelf een product voor hun planning te ontwikkelen. Op maat. Lees hier waarom die keuze in hun geval logisch is.
Grote kans dat jij bij thuiszorg denkt aan zorgverleners die routes rijden en in korte momenten de zorg verlenen die nodig is, zoals steunkousen aantrekken. Wat dat betreft is Standby Zorg een vreemde, vooruitstrevende eend in de bijt. De organisatie biedt zorg aan in blokken vanaf 3 aaneengesloten uren tot wel 24 uur, waarin cliënten precies de zorg en aandacht krijgen die ze op dat moment nodig hebben. Voor het verlenen van die zorg put Standby Zorg uit een netwerk van gecertificeerde zzp’ers. Het goed inplannen van de zorg is essentieel. Tot voor kort werkten de planners van Standby Zorg met Care Assist, een tool die in 2023 ophield te bestaan. De zoektocht naar een nieuwe planningstool begon.
Waarom maatwerk?
Het vervangen van de planningstool maakt onderdeel uit van een groter traject waarbij wij Standby Zorg ondersteunen bij het digitaliseren, standaardiseren en automatiseren van haar bedrijfsprocessen. We hanteren daarbij de regel dat we alleen zelf een applicatie ontwikkelen als daar een goede reden voor is. En die was er. “We merkten dat bestaande planningstool de planning maken op basis van de beschikbaarheid en contracturen van verpleegkundigen”, aldus Patty van de Wetering, product owner bij Standby Zorg. “Terwijl wij het omgekeerd benaderen; we willen plannen vanuit cliënten. Zij geven aan welke zorgmomenten ze nodig hebben en wij zoeken daar zzp’ers bij die passen. Onze hele organisatie is op dit gedachtegoed gebouwd, dus wilden we hier geen concessies op doen.” Nick, designer bij Freshheads, vult aan: “Als we voor standaardsoftware hadden gekozen, moesten de planners van Standby Zorg met veel uitzonderingen werken, terwijl we juist naar standaarden toe willen om alles voorspelbaarder en schaalbaarder te maken.” Zelf een applicatie ontwikkelen voor een proces waar ook standaardoplossingen voor zijn, doe je niet zomaar. Maar deze argumenten waren overtuigend genoeg om dat tóch te doen.
Cocreatie met planners
Nick: “Een planningstool maken is behoorlijk complex. Want planning staat niet op zichzelf; er hangt veel mee samen, zoals uren goedkeuren, factureren, crediteren. En wat dit project nog een tandje complexer maakte, is dat het een vervangingsvraag betreft. Je neemt in feite iets weg waar mensen al jaren mee werken, en dan kun je het bijna alleen maar fout doen.” Om binnen de strakke deadline tot de meest waardevolle en gedragen tool te komen, betrok het team van Freshheads de planners van Standby Zorg bij de ontwikkeling. “We voerden gesprekken met de planners, haalden op wat zij prettig en minder prettig vonden aan het bestaande systeem, en wat ze nodig hebben om hun werk te doen”, vertelt Nick. “Op basis van die inzichten, maakten we een design en een werkend prototype, waar we de planners vervolgens doorheen lieten klikken. Daar haalden we waardevolle feedback uit, waarmee we het prototype konden verbeteren.”
De aanpak: samen met planners
In oktober 2023 ging het planningssysteem live. Deadline gehaald! Hoe het nieuwe systeem werkt? Elke cliënt heeft een eigen zorgarrangement, compleet afgestemd op de wensen en behoeften. Bijvoorbeeld: een dementerende man die elke doordeweekse ochtend drie uur zorg nodig heeft, behalve in het weekend, want dan neemt de familie die zorg over en is het juist fijn als er ‘s middags een zorgverlener incheckt. Het systeem vertaalt zo’n arrangement naar losse blokjes in een agenda. Aan elk blokje hangt een tarief dat automatisch wordt berekend op basis van standaardregels die zijn opgesteld. De planners zien een overzicht van alle zorgmomenten die nog gepland moeten worden en matchen de juiste zzp’er aan een moment. Ook daar hangen regels aan. Heeft de cliënt een vast zorgteam? Zijn er bepaalde zzp’ers uitgesloten omdat die niet bij de cliënt passen? Heeft de zorgverlener specifieke certificaten nodig? Zodra een zorgmoment heeft plaatsgevonden, wordt deze verwerkt: de zzp’er accordeert de gewerkte uren, die in een eigen maandoverzicht van de zzp’er komen. Als alles klopt, kunnen zzp’ers direct een factuur aanmaken en versturen.
Geen uitzonderingen meer
En, is het inderdaad zo dat je het bij een vervanging alleen maar fout kunt doen? “De livegang had niet beter kunnen gaan”, reageert Nick. Ook Patty is positief. “Veel collega’s geven aan nog nooit zo’n soepele overgang van een systeem te hebben meegemaakt. Dat is aan Freshheads te danken, want het team heeft alles goed getest, mensen goed meegenomen, echt gedacht vanuit de planners én cliënten. Ze hebben er ook keihard aan getrokken om de deadline naar voren te schuiven.” De verbetering ten opzichte van de oude situatie is goed merkbaar. Nick: “Voor planners voelt de nieuwe omgeving heel natuurlijk aan, en wat ik tof vind, is dat zij nu zelf met ideeën naar mij toe komen.” De snelheid en doeltreffendheid van het plannen is toegenomen. “Voorheen leefden we van de uitzonderingen”, aldus Patty. “Maar nu is alles gestandaardiseerd en geautomatiseerd. En omdat het voor zzp’ers nu ook veel makkelijker is om in het systeem te rapporteren, is de frequentie en de kwaliteit van het rapporteren omhoog gegaan.”
Toekomst: op naar een vraag- en aanbodplatform
De volgende stap is om toe te werken naar een online platform voor zzp-bemiddeling in de zorg. De komende tijd gaan we stap voor stap platformprincipes aan de digitale omgeving toevoegen, zodat automatische matching mogelijk wordt. Check dit blog om meer te lezen over de stapsgewijze ontwikkeling van een zzp-platform in de zorg.
De moraal van dit verhaal
Zie dit verhaal zeker niet als een pleidooi voor maatwerk, want maatwerk zou niet de standaard moeten zijn. Het gaat erom dat je als organisatie een bewuste keuze maakt. Naar een bestaande tool moet je jezelf altijd schikken. In het geval van Standby Zorg zou dat niet bijdragen aan hun missie om zorg altijd vanuit het perspectief van de cliënt te benaderen. De organisatie heeft nu een IT-architectuur staan die het mogelijk maakt om een nieuwe standaard neer te zetten voor het verlenen van zorg.
