Jouw roadmap naar succes in drie stappen

Iedere samenwerking, ieder project heeft bij ons een roadmap. Waarom? Een roadmap geeft een duidelijk en objectief beeld van waar een organisatie of digitale dienst staat, én waar die organisatie of dienst naartoe wil groeien. En een roadmap beschrijft alle stappen die je tussen begin- en eindpunt gaat zetten. Door elke stap gaandeweg te toetsen aan je einddoel, blijf je steeds het juiste doen en blijf je bij de essentie. Je doet de juiste dingen op het juiste moment. Daar houden we van!

Roadmap in a nutshell

Een roadmap zorgt voor:

• duidelijkheid over het doel waar je naartoe werkt,
• een soepele samenwerking en overeenstemming met team en stakeholders,
• een continue reminder van wat ook alweer je doel was,
• kleine, behapbare en goed geprioriteerde stappen om bij dat doel te komen,
• gemakkelijke bijsturing als je er onderweg achterkomt dat iets niet werkt of klopt, of wanneer je nieuwe inzichten opdoet.

Aan de slag dus! Met deze drie stappen kom je tot de basis van een roadmap

Bepaal begin- en eindpunt

Een roadmap heet niet voor niets zo. Het is een uitgestippelde, gestructureerde route naar je eindpunt. Maar die route kun je alleen bepalen als je ook weet vanuit welk punt je vertrekt. De volgende vragen helpen om tot het begin- en eindpunt te komen.

Waar sta je nu?

Deze vraag heeft betrekking op de digitale dienst die je wil ontwikkelen of verbeteren. Het maakt daarbij niet uit of je een vernieuwende digitale dienst ontwikkelt náást jouw lopende business, of dat jouw lopende business een digitale dienst ís die wel wat vernieuwing kan gebruiken.


Waar sta je nu?

Deze vraag heeft betrekking op de digitale dienst die je wil ontwikkelen of verbeteren. Het maakt daarbij niet uit of je een vernieuwende digitale dienst ontwikkelt náást jouw lopende business, of dat jouw lopende business een digitale dienst ís die wel wat vernieuwing kan gebruiken.

Tijdens de eerste roadmapsessie is het belangrijk dat jullie gezamenlijk - met team en stakeholders - een realistisch beeld krijgen van waar jullie nu staan. Het zal je verbazen, maar binnen organisaties, en zelfs binnen teams, bestaan hier uiteenlopende zienswijzen over. Deel tijdens zo’n sessie - en eigenlijk continu - vooral met elkaar waar iedereen afzonderlijk denkt dat jullie nu staan. Dat zorgt voor waardevolle gesprekken en inzichten!

Wil je écht een eerlijk beeld krijgen? Toets jullie beeld dan aan data. Laat de data hetzelfde zien als wat jullie denken? Nick: “Weten waar je samen staat, en daardoor dus beter weten wat er moet gebeuren om te komen waar je heen wil, is als je het mij vraagt de beste start van een project. Het bovenhalen van het startpunt met data en onderzoek, kan op zichzelf al een stap op de roadmap zijn.”

Wat is onze visie op de markt?

En welke rol willen we daarin spelen?

Deze twee vragen vormen de basis voor je stip op de horizon. Het punt waar je naartoe werkt, met de roadmap als leidraad. Het gaat hier om het doel, dus: wat willen we bereiken? Dat kan van heel concreet naar heel abstract, bijvoorbeeld: meer conversie (zoals: aanmeldingen, matches, volbrachte taken, afname van producten), een gevalideerde (nieuwe) propositie of een product market fit.

Wat als die visie op de markt en de rol die je daarin wil spelen nog onduidelijk zijn? Roel: “Niet weten is niet erg. Maar het is wel belangrijk om hier eerlijk over te zijn. Dan kun je namelijk op zoek naar het antwoord op deze vragen. Bijvoorbeeld door te onderzoeken waar je klanten tegenaan lopen, of door te analyseren welke thema’s je bestaande dienstverlening raken. Het voelt misschien als een extra stap, maar geloof me, het scherp krijgen van je antwoord op deze vragen is de investering dubbel en dwars waard. Het is een voorwaarde voor iedere succesvolle innovatie.”

Het echte doel in beeld

Een goed voorbeeld van het succes van roadmaps is onze samenwerking met Roan Camping Holidays. De oude website had een goede update nodig. Ze hadden een miljoenenbusiness op een niet schaalbaar platform, en liepen tegen grenzen aan. Maar ja, was het wegnemen van technische beperkingen écht het doel? Een website bestaat namelijk niet voor zichzelf, maar voor de klant en andere stakeholders van Roan. Tijdens de eerste roadmapsessie kwamen we tot het einddoel: zorgen dat gasten zo min mogelijk bezig hoeven te zijn met het boeken en regelen van hun vakantie, en zoveel mogelijk kunnen genieten van de vakantie zelf. Dus: hen aan de voorkant gemakkelijk de beste vakantie laten boeken en tijdens de vakantie zelf op locatie te helpen. Vervolgens rekenden we terug naar waar de reisspecialist op dat moment stond. Vanaf daar bouwden we stap voor stap naar hun einddoel. Het resultaat is onder andere een nieuwe website die loopt als een trein én een nieuwe roadmap waarmee we ons vol op de toekomst richten.

Plot je roadmap

Zijn de start- en eindbestemming helder? Dan ga je plotten. Hoe kom je van waar je nu staat bij je doel? Welke afhankelijkheden zijn er, dus: wat moet je eerst doen of weten voor je verder kunt? Zo maak je een lijst met items, met ieder een eigen prioriteit.

Hoe kom je tot items op je roadmap?

De eerste stappen op de roadmap zijn meestal snel benoemd, omdat deze direct volgen uit je onderzoek naar waar je nu staat. Die stappen moeten zo duidelijk mogelijk zijn. Verderop in de roadmap zijn stappen vaak wat minder concreet. Roel: “Dat is niet erg. Sterker nog, waarschijnlijk kun je niet anders. Omdat je continu nieuwe inzichten verzamelt along the way, worden vervolgstappen gaandeweg steeds duidelijker en wordt het pad steeds scherper. Je hebt de resultaten uit de eerste stappen nodig om latere stappen scherper te formuleren. Soms blijkt dan dat je met drie of vier tussenstappen pas echt alle benodigde informatie uit je organisatie in kaart hebt gebracht. Verzadigd (voor nu)? Dan kun je met alle data je vervolgstappen scherper stellen.”

Wat beschrijf je in de items op je roadmap?

Belangrijk is dat je de stappen op je roadmap niet (alleen) op basis van gevoel invult. Onderbouw stappen altijd met data. Van elk item op je roadmap beschrijf je minimaal:

• de aanleiding voor deze stap,
• wat eindgebruikers, de stakeholders en de opdrachtgever hieraan hebben,
• hoe je het succes meet (wees daar kritisch in!),
• wat risico’s en kansen zijn,
• welke aannames er zijn,
• de deadline en
• welke effort nodig is om dit op te kunnen lossen/wie betrokken zijn (gebruikers, team members, stakeholders).
  

Maak het zo behapbaar mogelijk. Als je een item goed beschrijft, kom je snel uit bij de werkzaamheden die nodig zijn om dit te bereiken. Roel: “Aannames en risico’s kun je vooraf niet altijd uitsluiten. Wél is het een vast onderdeel van onze aanpak om experimenten uit te voeren die de aannames toetsen. Zo nemen we risico’s weg, en scherpen we onze roadmap weer verder aan op basis van het nieuwe inzicht. Bovendien helpt het alleen al om je bewust te zijn van de aannames die je hebt en ze te benoemen. Je maakt dan een keuze: we weten dat dit speelt, maar dat nemen we bewust voor lief. Gaat er toch iets anders dan verwacht, dan weet je dat een risico of aanname uit je lijst daar een verklaring voor kan zijn. Ook goed voor verantwoording naar de rest van de organisatie. Super transparant dus.”

Hoe bepaal je de volgorde van de items op je roadmap?

Nick: “Bij alle items zetten we impact en effort tegen elkaar af. De items die veel impact opleveren en relatief weinig tijd kosten, doen we eerst. De zaken die veel impact opleveren, maar ook veel effort vergen, plannen we in of hakken we in kleinere stukken zodat de effort ook kleiner wordt. Items die weinig impact maken, maar ook weinig effort kosten, doen we tussendoor. En ja, de items die weinig opleveren en veel effort kosten, doen we gewoonweg niet. Let wel op, want mensen zijn geneigd om de effort te onderschatten en de impact te overschatten. Toets daarom ook dit soort inschattingen met data of experimenten, kijk terug naar de learnings uit vergelijkbare projecten en bespreek met alle stakeholders wat hun inschatting van de impact en effort zijn.”

Snel bijsturen met je roadmap

Hoe goed je iets ook voorbereidt, er zijn altijd dingen die je niet had bedacht. Daarom is het zo van belang om in kleine, behapbare stappen naar je uiteindelijke doel te werken. Dat bleek ook bij freelance-platform YoungOnes. “Toen we dit platform live zetten, stroomden de aanmeldingen binnen. Ineens bleek dat veel freelancers bij de aanmelding hun profiel niet volledig hadden ingevuld, waardoor hun inschrijving niet kon worden voltooid”, herinnert Roel zich. Doordat het team werkte met een roadmap en stapsgewijze releases in plaats van met één mega-livegang, was het probleem snel duidelijk en konden ze tijdig bijsturen met een paar relatief simpele ingrepen in de app.

Praat erover!

Aan het begin een roadmap opstellen en daarna inlijsten en strik eromheen? Nope. Het is niet slechts een creatieve oefening die je aan het begin doet. De roadmap is een document waar je steeds op terug pakt om je doel helder te houden, en waaraan je blijft sleutelen. Dat kan ook niet anders: hoe verder je in het proces komt, hoe meer inzichten je opdoet. Misschien leidt dat tot andere stappen, of kun je stappen die je eerder formuleerde verder aanscherpen. Wij besteden gemiddeld eens per kwartaal een sessie aan het goed doorlichten van de roadmap, samen met onze klant. Zijn we nog op de goede weg? Waar is aanpassing nodig? Welke stappen moeten erbij of juist eraf? Nick: “De roadmap is leidend voor alles wat we doen. Bijvoorbeeld voor het plannen van wat in onze sprints aan bod komt. Onze klanten weten zo precies waar ze aan toe zijn. Dat is prettig. Een succesvolle digitale dienst staat er niet van de ene op de andere dag. Door deze manier van samenwerken houd je altijd grip.”