De rol van ATS-systemen onderzocht

Zou de kern van een ATS systeem moeten zitten op matching? En welke manier van matching werkt dan het beste? Veel systemen focussen zich op vacatures, waarbij kandidaten gematcht worden met de criteria van een vacature. Zonde, want door juist uit te gaan van de kwaliteiten en eigenschappen van kandidaten, kom je tot een veel sterkere en duurzamere match tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. En is dat niet de kern van een intermediair?

De kandidaat zou volgens ons dus meer centraal moeten staan. Vacatures moeten om hén heen gevormd worden door te focussen op hun behoeften. Vanuit onze ervaring en expertise met het ontwikkelen van uitzend- en flexplatformen waren we benieuwd hoe de arbeidsbemiddelingsbranche hier zelf naar kijkt. Daarom zetten we een onderzoek uit naar het gebruik van ATS-systemen. De resultaten delen we hieronder met jullie.

Het gebruik van ATS-systemen in de branche

Aan ons onderzoek hebben 51 respondenten deelgenomen die allemaal ervaring hebben met ATS-systemen, uiteenlopend van uitzendbureaus, platformeigenaren, werkgevers en recruitment agencies. Er zijn natuurlijk veel verschillende ATSen in omloop. De systemen van Carerix, Recruitnow en Salesforce bleken het populairst te zijn. In de tabel hieronder zie je dat ze voor verschillende functionaliteiten gebruikt worden.

Vanzelfsprekend zien we dat het aanmaken van vacatures binnen een ATS voor alle respondenten belangrijk is. Daarnaast zijn er nog veel andere functionaliteiten die belangrijk zijn om in een ATS te hebben. Functionaliteiten als urenregistratie, planning en facturatie vinden respondenten daarentegen veel minder belangrijk en worden bijna niet genoemd in ons onderzoek.

Focus op vacature of op kandidaat?

De meerderheid van de respondenten (61%) vindt ook dat de focus in een ATS moet liggen op de kandidaat. Uit de antwoorden blijkt dat de krapte op de arbeidsmarkt hierin een grote rol speelt, want de kandidaten bepalen. Bedrijven zien in dat de behoefte van kandidaten vervuld moet worden, omdat ze anders geen waardevolle kandidaten binnenhalen. Zo zegt respondent A: “De mens staat centraal, in een krappe arbeidsmarkt wil je dat ook. Er moet meer gekeken worden naar welke baan/organisatie past bij de huidige en toekomstige wensen van de kandidaat, wil je een kandidaat aan je blijven binden.” Respondent B deelt die mening: “In een krappe arbeidsmarkt zou de focus veel meer op de kandidaat moeten liggen en zou de recruiter deze ook centraal moeten stellen. Denken vanuit het perspectief van de kandidaat - wat kan en wil hij/zij - zou veel eerder tot een match kunnen leiden dan strikt vasthouden aan de eisen vanuit de vacature.” Bovendien zou deze werkwijze volgens respondenten ook leiden tot een betere kandidaat-ervaring. Zoals respondent C omschrijft, is dat heel waardevol in deze arbeidsmarktkrapte: “Focus op de kandidaat zorgt voorbetere, bredere en meer persoonlijke matching."

De andere 39% van onze respondenten deelt onze mening echter niet. Zij zien liever een focus op de vacature in een ATS. Uit de antwoorden blijkt dat recruiters het moeilijk vinden om vacatures te vullen als kandidaten specifieke wensen hebben en dat er een klantbelofte van 100% geleverd moet worden. Een interessante opmerking: “Kandidaten kan ik nog dusdanig beïnvloeden om te kiezen voor een vacature. Andersom is dit lastiger, aangezien een vacature meestal is zoals hij is tot een bepaalde hoogte.” Ook het gemak voor de recruiter speelt hierbij een rol: “Op deze manier kies je makkelijker de beste match uit een lijst met potentiële kandidaten.”

Retentie van personeel

Uit ons onderzoek blijkt dus dat het grootste deel het eens is met onze gedachten over ATSen. Maar er is ook nog een groep die hier anders over denkt. We zijn gewend om de vacature centraal te stellen, maar tegenwoordig lijkt dit niet meer de beste manier.Het is tijd dat bedrijven in gaan zien dat de behoeften van de kandidaat vervuld moeten worden om ze aan je bedrijf te binden. De verwachting is dat de arbeidsmarktkrapte nog lang zal aanhouden. Daarom is focus op retentie van personeel extra belangrijk. Goede werknemers zijn moeilijk te vinden en daarom is het belangrijk om, als je die eenmaal hebt binnengehaald, ervoor te zorgen dat ze binnen blijven. Het gaat echt om wat de kandidaat wil en zijn of haar behoeften worden ingevuld. Het heeft dus weinig zin om de kandidaat een richting op te sturen, want daar liggen de behoeften niet. Bovendien wordt de kans op retentie dan lager, want de kandidaat krijgt uiteindelijk niet waar die naar op zoek is en zal dit dan vroeg of laat bij een andere opdrachtgever gaan zoeken. Dit kost veel moeite, tijd én kosten, zeker in het acquireren van de werknemers. Daarom heeft jouw bedrijf er veel meer aan om kandidaten aan zich te binden. Zoals respondent D zegt: “Je onderscheidt je ten opzichte van andere recruiters welke focus hebben vanuit een vacature. Zo'n ouderwetse gedachte.”

Wij nemen deze input mee in onze beslissingen bij het ontwikkelen van digitale platformen voor de arbeidsbemiddelingsbranche. Hierin zullen wij blijven focussen op het vervullen en centraal zetten van de gebruikersbehoeften. Met als doel een flexibele en gebruiksvriendelijke ATS voor de eindgebruiker, zodat een duurzame relatie opgebouwd kan worden tussen werknemer en werkgever.